Manual do Usuário

Guia completo de uso do SWM Ledger — do primeiro acesso aos relatórios profissionais. Use o sumário lateral pra navegar. Pode imprimir o documento completo pelo botão no topo.

Visão geral

O SWM Ledger é uma plataforma de gestão financeira multi-contexto. Ele organiza, no mesmo login, três realidades separadas: Empresarial (sua empresa), Pessoal (você e família) e Projeto (custos por obra/projeto, quando você usa o SWM PMO).

O que você consegue fazer:

• Registrar transações manualmente, importar OFX/CSV, conectar bancos (em breve)
• Categorizar gastos e ver onde seu dinheiro vai
• Planejar compromissos, dívidas, metas e cenários hipotéticos
• Gerar relatórios PDF e exportações XLSX pra contador, sócio ou cônjuge
• Acompanhar evolução do patrimônio mês a mês

3 contextos isolados

O conceito mais importante: cada contexto é um silo separado.

• 🏢 Empresarial (cor dourada) — sua empresa com CNPJ. Tem NF-e, portal contábil, retirada de lucro.
• 👤 Pessoal (cor teal) — sua vida pessoal. Sem NF-e nem portal contábil. Tem cartões compartilhados, metas, cenários "e se?".
• 💼 Projeto (cor roxa) — custos por projeto/obra. Vem automaticamente ativo quando você contrata o SWM PMO. Não é vendido separado.

Primeiro acesso

Criar uma conta

Em Empresas & Acessos (ou "Contas & Acessos" no contexto pessoal):

• Botão + Nova conta
• Escolha o tipo (Empresarial / Pessoal — os tipos disponíveis dependem do seu plano)
• Nome, CPF ou CNPJ (validados em tempo real), ramo, responsável
• Após criar, vira a conta ativa. Sidebar muda de cor.

Bancos e saldos

Em Bancos você cadastra suas contas correntes, poupanças e investimentos.

Saldo inicial

Antes da primeira transação, configure o saldo inicial de cada banco. Sem isso, o sistema só calcula "saldo a partir da primeira transação importada", que pode não bater com o extrato real.

Como fazer: na lista de bancos, clique no ✎ ao lado de "Saldo Inicial" do banco e informe o valor.

Saldo Bancário vs Saldo Operacional

Cada banco mostra 2 saldos:

• Saldo Bancário — inclui TUDO (bloqueios judiciais, reservas de limite, transferências internas). Bate com o extrato real do banco.
• Saldo Operacional — "dinheiro livre pra usar". Exclui bloqueios, reservas de limite de cartão e transferências entre suas próprias contas.

Conciliação

Quando o saldo no Ledger não bate com o extrato real, use o botão Conciliar. Ele cruza transação por transação e te mostra exatamente onde está a divergência.

Lançamentos

Em Lançamentos você registra manualmente cada transação.

Campos do formulário

• Data, descrição, valor — obrigatórios
• Direção — entrada ou saída (define o sinal)
• Banco/conta — onde caiu/saiu o dinheiro
• Categoria — agrupa pra análise. Sugestão automática baseada em lançamentos anteriores
• Meio de pagamento — Pix, TED, débito, etc.
• Projeto / Cliente / Classe de Custo — vínculos com SWM PMO/CRM (opcional)

Flags importantes

• Retirada de Lucro (PJ) — separa do P&L. Vira recibo PDF formal.
• Transferência / Reserva — exclui do P&L. Movimento entre suas próprias contas.
• Poupança / Investimento — dinheiro guardado, vai pro KPI "Reserva", não pra "Caixa".
• Visível na contabilidade — desmarque se for despesa pessoal lançada por engano na PJ.
• Lançamento recorrente — cria template que lembra todo mês.

Importar OFX/CSV

Em Importar OFX/CSV você sobe arquivos exportados do seu banco.

Formatos suportados:

• OFX — formato padrão de extrato. Recomendado. Quase todo banco oferece.
• PDF — pra banco que só entrega o extrato em PDF (caso do Itaú pessoa física). O leitor entende o extrato do Itaú e, de forma genérica, qualquer PDF cujas linhas sigam "data · descrição · valor". Precisa ser o PDF original do banco (com texto), não uma foto ou digitalização.
• CSV/XLSX — pra extratos exportados em planilha. Mapeamento automático ou manual de colunas.

Deduplicação

Cada transação OFX tem um FITID único. Mesmo se você importar o mesmo arquivo 2 vezes, o sistema marca como duplicada e não salva de novo. Pra CSV e PDF, o hash de data+descrição+valor faz a deduplicação. Dois lançamentos legitimamente iguais no mesmo dia continuam entrando os dois — e se o banco repetir o mesmo FITID em lançamentos diferentes (o Banco do Brasil faz isso na varredura automática), o ID é ignorado e vale o hash.

Classificação automática

Ao importar, o sistema usa regras de classificação (em Configurações) pra categorizar automaticamente. Ex: "Pix Claro" → categoria "Telefone / Internet".

Cartões de crédito

Em Cartões você cadastra seus cartões com bandeira, limite, fechamento e vencimento.

Cartões compartilhados (família)

Pra cartão que você usa mas não é seu (cônjuge, pai, sócio), o módulo Cartões Compartilhados (no contexto Pessoal) permite registrar "minha parte" — calcula automaticamente quanto sai do SEU bolso vs do dono.

Compromissos fixos

Em Compromissos Fixos (contexto Pessoal) você cadastra tudo que paga todo mês: aluguel, assinaturas, escola dos filhos, plano de saúde, condomínio.

Quem paga (payer + share)

Cada compromisso tem um pagador e uma fatia sua:

• 👤 Eu — você paga tudo (share = 100%)
• 💑 Cônjuge — pode ser 50/50 ou outro split
• 👥 Outra pessoa — você só registra como informativo

O slider de share define quanto sai do SEU bolso. Aluguel R$ 3.000 com share 50% = você contribui R$ 1.500/mês no fluxo, não R$ 3.000.

Contribuições

Em Contribuições você cadastra receitas de terceiros: cônjuge que ajuda nas contas da casa, mesada dos pais, pensão recebida. Soma como receita extra no dashboard.

Metas com prazo

Em Metas & Objetivos você define o que quer atingir: reserva de emergência, mudança de casa, viagem, aporte em dívida.

Cada meta tem:

• Valor alvo — quanto você quer juntar
• Prazo — até quando
• Acumulado — quanto já tem
• Quanto poupar/mês — calculado automaticamente: (alvo − acumulado) ÷ meses restantes

Reserva de emergência sugerida: botão no dashboard que calcula seus gastos essenciais e propõe uma meta de 3-6 meses como reserva.

Simulador de cenários ("E se?")

Em Cenários você cria simulações nomeadas: "Mudança de casa", "Cortar streaming", "Cônjuge ajuda mais", "Promoção no trabalho".

Cada cenário é uma lista de ajustes sobre seu estado atual:

• ➕ Adicionar compromisso (ex: novo aluguel R$ 2.500)
• ~ Modificar existente (ex: aumentar plano de saúde)
• ✕ Remover (ex: cortar Wellhub)
• 🤝 Nova contribuição (ex: cônjuge passa a contribuir R$ 1.500/mês)
• $ Ajustar receita base (ex: promoção +R$ 2.000)

O sistema mostra lado a lado:

• Sobra hoje (atual) vs Sobra no cenário
• Δ Diferença
• Tabela comparativa linha a linha
• Projeção 12 meses

Templates iniciais

Em Templates Iniciais, você escolhe um modelo pré-pronto (MEI, PME, Solteiro, Família, Autônomo) e o sistema cria automaticamente os compromissos típicos, contribuições e metas. Reduz fricção de cadastro inicial.

Você pode editar tudo depois — é só um ponto de partida pra evitar tela em branco.

Dívidas e Serasa

Em Dívidas & Contas você cadastra tudo que deve: empréstimos, parcelamentos, financiamentos, boletos vencidos, dívidas com pessoas físicas.

Tipos de dívida

• Empréstimo bancário
• Parcelamento
• Imposto / Multa
• Fornecedor
• Cartão (rotativo/atraso)
• Dívida com pessoa física
• Boleto vencido
• Aluguel atrasado

Status

Em dia · Em negociação · Inscrito no Serasa · Vencida · Renegociada · Quitada

Bloco Serasa

Pra cada dívida você pode marcar "inscrita em cadastro de inadimplentes" e informar:

• Cadastro (Serasa / SPC / Cadin / Boa Vista)
• Data da inscrição
• Score impactado (estimativa)
• Protocolo / nº processo

O dashboard de planejamento mostra um card destacado em vermelho com seu total no Serasa, pendências em atraso e percentual de comprometimento da renda.

Financiamentos (Price/SAC)

Pra financiamento de casa, carro ou empréstimo com juros, marque "É um financiamento com juros" no cadastro e informe:

• Sistema de amortização — Price (parcela fixa) ou SAC (parcela decrescente)
• Taxa mensal (% a.m.) — ex: financiamento Caixa Tabela Price ≈ 0,9% a.m.
• Prazo total em meses
• Parcelas já pagas

O sistema calcula automaticamente parcela inicial, parcela final, total de juros e total pago.

Simular aportes (antecipar parcelas)

Pra financiamentos cadastrados, aparece um botão 🏦 Aporte na lista. Ele abre o simulador de antecipação.

Você informa:

• Valor do aporte (R$)
• Mês do aporte (1 = próximo)
• Estratégia:
  • ⏱ Reduzir prazo — mantém parcela, financiamento termina antes. Economiza mais em juros.
  • 💰 Reduzir parcela — mantém prazo, parcela cai. Alivia fluxo mensal.

Resultado mostra: juros economizados, meses a menos, nova parcela, e tabela completa de amortização recalculada.

Relatórios PDF

Em Relatórios PDF & XLSX você gera documentos profissionais:

• 📊 Relatório Mensal — KPIs, top categorias, lista completa de lançamentos
• 💼 Recibo de Retirada de Lucro (PJ) — documento formal com espaço pra assinaturas
• 💰 Demonstrativo Patrimonial — saldos por banco + dívidas = patrimônio líquido
• 📋 Demonstrativo de Dívidas — todas em aberto, com Serasa e vencimentos

Exportação XLSX consolidada

Botão na mesma página gera um arquivo Excel único com todas as suas tabelas em abas separadas:

• Resumo (metadados)
• Lançamentos (do período filtrado)
• Dívidas em aberto
• Compromissos fixos
• Contribuições
• Metas

Use pra envio ao contador, sócio, cônjuge ou pra fazer análises customizadas no Excel.

Portal do contador

No Portal Contabilidade (contexto Empresarial), você gera um link público com snapshot do mês. Seu contador acessa o link, baixa XLSX direto, sem precisar de login.

Você pode revogar o link a qualquer momento.

Usuários e permissões

Em Empresas & Acessos > Acessos, você gerencia quem mais tem acesso à conta:

• Convidar por email — envia link pra usuário definir senha
• Criar usuário com senha — você define a senha inicial

Perfis

• Visualizador — só leitura
• Membro — leitura e lançamentos
• Admin — acesso completo, gerencia outros usuários

Planos e cobrança

Em Planos & Upgrade você vê seu plano atual e pode solicitar troca.

Planos disponíveis

• Pessoal — R$ 19/mês
• Empresarial — R$ 99/mês
• Combo — R$ 99/mês (Empresarial + Pessoal)
• Enterprise — R$ 199/mês (ecossistema SWM completo)

Como pagar

Clique em "Solicitar upgrade" no plano desejado. Você é direcionado pro checkout que gera um QR Code Pix. Paga pelo app do seu banco, e em até 30 segundos o plano é ativado automaticamente.

Sem fidelidade. Cancele quando quiser. Reembolso CDC art. 49 nos primeiros 7 dias.

Segurança e dados

• Todas as conexões via HTTPS/TLS 1.3
• Dados armazenados no Google Cloud (São Paulo), criptografados em repouso
• Senhas com bcrypt (não recuperáveis — só reset)
• Regras de segurança no Firestore impedem que um usuário acesse dados de outro
• Backups automáticos diários (30 dias de retenção)
• Conformidade total com LGPD

Exportar seus dados

Direito LGPD garantido. Em cada módulo tem exportação XLSX. Pra extração completa em JSON, escreva pra dpo@swmcontrol.com.br.

Apagar conta

Configurações → Minha Conta → Excluir conta. Após 30 dias, todos os dados são deletados permanentemente. Antes desse prazo dá pra cancelar a exclusão.